MENEDŻERSKI CONTROLLING PROJEKTÓW Koncepcje i wyniki badań

e-book do wypożyczenia lub zakupu na stronie: 

https://www.ibuk.pl

[[[separator]]]

Jeśli czegoś nie można zmierzyć, nie można tego ulepszyć.

lord Kelvin

[twórca drugiej zasady termodynamiki i idei zera absolutnego,

I połowa XIX wieku]

Problematyka zarządzania projektami w ciągu ostatnich kilkudziesięciu lat uległa istotnemu poszerzeniu. Wzbogacono ją o nowe podejścia i koncepcje, wywiedzione z wymogów praktyki, wiedzy projektowej, obserwacji dobrych i złych praktyk, jak też o zaczerpnięte z dziedzin pokrewnych zarządzaniu projektami, np. z badań operacyjnych, zarządzania produkcją, finansów i rachunkowości, wreszcie z zarządzania procesowego, strategicznego i wdrażania zmian w organizacji. W każdej z nich istotnym zagadnieniem była problematyka stworzenia i funkcjonowania skutecznego obiegu informacji o przedmiocie objętym danym typem zarządzania oraz jego wpływie na skuteczność i efektywność wyznaczonych celów wobec oczekiwań kluczowych decydentów i strategicznych interesariuszy. Nie inaczej było również w przypadku zarządzania projektami, w którym te właśnie zagadnienia stały się obszarem zainteresowania specjalistów z zakresu controllingu, zaadaptowanego i dopasowanego do potrzeb realizacji przedsięwzięć przede wszystkim z obszaru działalności powtarzalnej organizacji.

Controlling projektów został wyodrębniony z ogólnej teorii controllingu m.in. ze względu na ich jednorazowy charakter, który powoduje, że wiele instrumentów dostosowanych do kontroli całego przedsiębiorstwa nie spełnia swej roli w przypadku projektów . Obecnie controlling jest uważany za jedną z przekrojowych faz cyklu życia projektu, wykorzystywaną przede wszystkim na etapie jego realizacji, ale którego elementy dadzą się również odnaleźć na etapach definiowania, planowania i zakończenia przedsięwzięcia. Choć tradycyjnie główny nacisk wydaje się być położony na finansowy wymiar controllingu, to jednak presja na stosowanie  przemyślanych i spójnych systemów zbierania informacji o realizacji projektów uwidacznia się coraz bardziej również w innych jego aspektach, takich jak zasoby, czas czy zdefiniowany zakres przedsięwzięcia, zarówno w odniesieniu do operatywnego, jak i strategicznego wymiaru controllingu. W każdej z tych perspektyw zarządzania projektami poszukuje się nowych podejść, mogących wyposażyć kierownika projektu w jeszcze dokładniejsze i precyzyjniejsze informacje o realizowanych w projekcie zadaniach. W odróżnieniu od podejścia typowo finansowego, w niniejszej monografii problematykę controllingu potraktowano szerzej, nawiązując do tych perspektyw oceny sytuacji projektu, które są istotne na każdym poziomie decyzyjnym w projekcie, traktując pojęcie controllingu w ujęciu menedżerskim. Przyjęto, że rozwój controllingu projektów jest procesem, w którym można wyróżnić stadia rozwojowe. Podzielono go na cztery etapy, skorelowane ze zjawiskiem projektyzacji  organizacji: I - typowy controlling kosztów projektu, II - kompleksowy controlling menedżerski projektu, III - controlling programów i portfeli oraz IV - controlling organizacji zarządzanej przez projekty. Powyższy model został szerzej opisany w rozdziale 3. Na jego podstawie w rozważaniach zawartych w niniejszej monografii skoncentrowano się na poziomie kompleksowego controllingu menedżerskiego projektów.

O tym, że controlling projektów jest nadal w fazie rozwojowej świadczy brak jego jednej, powszechnie uznanej definicji. Ścierają się tu przede wszystkim koncepcje amerykańskie i niemieckie, jednak w toczącym się dyskursie naukowym coraz wyraźniej daje się zauważyć głos badaczy polskojęzycznych. Najczęściej zakres analizy związanej z tym pojęciem dotyczy następujących obszarów projektu: uzasadnienia biznesowego, zasobów i zasobochłonności, budżetu i kosztów, harmonogramu, terminów i zakresu oraz ryzyka i jakości realizowanych zadań. Zadania controllingu menedżerskiego są związane przede wszystkim z koordynacją, metodycznym i merytorycznym wspomaganiem procesów planistyczno kontrolnych, identyfikacją odchyleń i analizą przyczyn ich powstawania, dostarczaniem informacji o stopniu realizacji projektu oraz doradztwem w zakresie środków korygujących i naprawczych. Od sprawnego systemu controllingu oczekuje się scalenia oderwanych od siebie czynności kontrolnych w spójną całość z punktu widzenia sposobu organizacji projektu, a także udzielenie wskazówek odnośnie sposobów doskonalenia zarządzania projektami w przyszłości. Dzięki właściwemu umocowaniu w organizacji system controllingu może stać się efektywnym źródłem informacji, pozwalającym mierzyć stopień realizacji wyznaczonych zadań, podejmować decyzje kierownicze zarówno w krótkim, jak i długim okresie, a także umożliwiać sprawne zarządzanie projektami z uwzględnieniem celów strategicznych (rozwojowych) i operacyjnych organizacji.

Cele szczegółowe monografii

Choć controlling menedżerski jest uważany za jeden z przekrojowych procesów zarządzania projektami, do dzisiaj nie stwierdzono jednoznacznie, jakie rozwiązania przyjmuje się w nim najczęściej. Co więcej, pomimo swojej istotności dla zagadnień oceny realizowanych przedsięwzięć, controlling projektów jest nadal zagadnieniem słabo opisanym w fachowej literaturze przedmiotu, zarówno polskiej, jak i zagranicznej (w zakresie badania opisanych wymiarów controllingu w projektach brakuje opracowań zwartych, zaś światowa literatura przedmiotu w odniesieniu do praktycznych badań nad controllingiem projektów jest niezwykle uboga). Przegląd aktualnego stanu wiedzy na temat controllingu w zarządzaniu projektami pozwolił zaobserwować szereg rozbieżności w traktowaniu tej problematyki w teorii i praktyce zarządzania: od zbioru prostych wskaźników, dotyczących finansowych aspektów realizowanych przedsięwzięć, po rozbudowane, kompleksowe systemy gromadzenia, przetwarzania, archiwizowania i przekazywania informacji w wielu perspektywach oceny realizowanych projektów, wymaganych na różnych szczeblach decyzyjnych. Jednocześnie próbuje się przenieść pojęcia z zakresu controllingu bieżącej działalności organizacji na obszar zarządzania projektami, co wywołuje nieporozumienia, ponieważ realizacja projektów zwykle nie jest zbieżna z działalnością procesową (powtarzalną) firmy. Rodzi to wiele niejasności i daje pole do wielorakich interpretacji roli, znaczenia i zakresu controllingu w zarządzaniu projektami. Biorąc pod uwagę dysonans między sposobami postrzegania koncepcji controllingu projektów a zaleceniami odnośnie zakresu informacji kontrolnych, jakie powinien obejmować skuteczny system wymiany informacji o projektach, zgodnie z przyjętym trybem badawczym postanowiono uzupełnić tę lukę w wiedzy i przeprowadzono badania empiryczne, koncentrując się na przedsięwzięciach realizowanych w Polsce.

Monografia ma charakter zarówno teoretyczno-poznawczy, jak i aplikacyjny. Za cel teoretyczno-poznawczy obrano pogłębienie wiedzy i wzbogacenie dorobku naukowego w obszarze nauk o zarządzaniu projektami i controllingu projektów.

Głównym celem badawczym była analiza i krytyczna ocena aktualnego stanu wiedzy z zakresu controllingu w organizacji, wynikająca z potrzeby projektyzacji, a także analiza uwarunkowań i zbadanie zależności zastosowania controllingu w zarządzaniu projektami.

W monografii przyjęto cele szczegółowe, na które złożyły się:

• analiza terminologiczna zagadnień controllingu projektów w celu określenia spójnego systemu pojęć wykorzystanych w monografii;
• analiza aktualnego stanu wiedzy z zakresu controllingu w organizacji, ze szczególnym uwzględnieniem problematyki zarządzania projektami;
• badanie uwarunkowań realizacji funkcji controllingowej w projektach;
• usystematyzowanie i uporządkowanie dostępnej wiedzy z zakresu funkcjonowania systemów controllingu projektów;
• rozpoznanie specyfiki i zidentyfikowanie głównych wyzwań w zakresie stosowania controllingu w zarządzaniu projektami;
• poznanie aktualnego stanu wiedzy na temat controllingu w organizacjach realizujących projekty w Polsce;
• empiryczna weryfikacja zagadnień postawionych w pytaniach badawczych odnośnie controllingu projektów w organizacjach realizujących przedsięwzięcia w Polsce oraz rekomendacje praktyczne.

Analizę zagadnień controllingu w zarządzaniu projektami w organizacjach

działających w Polsce oparto na trzech obszarach zagadnień:

• zakresie controllingu projektów obejmującym etapy zarządzania projektami, na których wdrażany jest controlling, powody i sposoby wdrożenia technik i procedur w tym zakresie, zakres i częstotliwość kontroli oraz stosowane narzędzia wspierające;
• roli controllingu w organizacji odnoszącej się do stanowiska controllera, posiadania w organizacji zespołu zajmującego się controllingiem, zadań controllera oraz identyfikacji osób decydujących o wyborze technik i procedur controlingu;
• ocenie controllingu projektów w organizacji dotyczącej oceny stopnia kontroli projektów, korzyści z niej płynących, wad systemu controllingu oraz jego wpływu na system motywacyjny w badanych organizacjach.

Nadrzędnym celem pracy było określenie źródeł, przyczyn, efektów, narzędzi

i typowych funkcji controllingu projektów, a także wad i zalet obecnie stosowanych

systemów controllingu w organizacjach realizujących projekty w Polsce, w ujęciu

operatywnym i strategicznym, przy uwzględnieniu m.in.:

• podejścia do kontroli realizowanych projektów na każdym etapie ich cyklu życia,
• powodów wprowadzenia controllingu w organizacjach,
• zakresu kontroli stosowanego w praktyce projektowej,
• stanowisk odpowiedzialnych za strategiczną kontrolę w projektach,
• typowych zadań controllera projektów,
• pozytywnych i negatywnych aspektów,
• oceny bieżących systemów controllingu projektów i stworzenia propozycji ich usprawnień,
• korelacji między wybranymi zmiennymi badawczymi.

Osiągnięcie sformułowanych celów wymagało podjęcia programu badawczego, który zrealizowano w latach 2013-2017. Dokonano w nim m.in. badania dotychczasowego stanu zagadnień kontroli realizowanych projektów na każdym etapie ich cyklu życia w ramach zagadnień objętych tematyką badania, analizy powodów wprowadzenia controllingu projektów do organizacji oraz zakresu kontroli stosowanej w praktyce projektowej. Uzyskane wyniki zestawiono z informacjami niezbędnymi do skutecznego kontrolowania realizowanych projektów i najczęściej pojawiających się zaleceń w tym zakresie w uznanych metodykach zarządzania projektami.

W monografii przyjęto tryb postępowania badawczego zgodny z zasadami metodycznymi stosowanymi w naukach o zarządzaniu. Biorąc pod uwagę specyfikę poruszanych zagadnień oraz określony przez autora zakres badań, w opracowaniu zdecydowano o wyborze trybu badawczego na podstawie modelu R. E. Landaety . Przyjęta strategia badawcza opierała się na metodach badania literatury (desk rese- arch) oraz badaniach empirycznych. W badaniach literatury wykorzystano źródła polskie i zagraniczne, w tym m.in. wydawnictwa zwarte na temat controllingu, zarządzania projektami, controllingu projektów. Ponadto dokonano przeglądu artykułów i raportów z badań obcych oraz materiałów zawartych w bazach czasopism i publikacji naukowych (m.in. Web of Science, EBSCO, ProQuest, Google Scholar, Research Gate).

Dane, będące podstawą wnioskowania naukowego, zostały pozyskane przez przeprowadzenie standaryzowanych celowanych badań ankietowych w formie Paper nad Pencil Interview (PAPI) i Computer Assisted Web Interviews (CAWI). Grupę docelową stanowili wyłącznie uczestnicy projektów realizowanych w polskich organizacjach, przede wszystkim piastujący stanowiska kierowników projektów, ale również członkowie zespołów projektowych i komitetów sterujących. O wyborze tej właśnie docelowej grupy badawczej dodatkowo zdecydował fakt, że byli to praktycy zarządzania projektami, wyposażeni w niezbędną wiedzę z zakresu controllingu projektów, której poziom szczegółowości umożliwiał udzielanie wiarygodnych odpowiedzi na pytania zawarte w ankiecie badawczej. Badania objęły 1518 osób, zwrot z ankiet uzyskano na poziomie 308 (20,29%) kompletnych odpowiedzi. Należy podkreślić, że ze względu na specyfikę i stopień rozproszenia badanej grupy, uniemożliwiających przebadanie pełnej populacji osób związanych z realizacją projektów w Polsce, próba badawcza opierała się na niepełnej podstawie doboru. Choć w przekonaniu autora grupa badawcza tej wielkości nie powinna stanowić podstawy do uogólniania wniosków dla całej badanej populacji, to jednak zrealizowane badania pozwoliły na wskazanie pewnych prawidłowości dotyczących bieżącego i strategicznego controllingu projektów.

Celem aplikacyjnym prowadzonych badań było stworzenie dla specjalistów zajmujących się controllingiem projektów (controllerów, audytorów, kierowników projektów, członków biur zarządzania projektami, decydentów wyższego szczebla itp.) zestawu wskazówek dotyczących zagadnień controllingu projektów, a także postulatów mających zoptymalizować dotychczas funkcjonujące systemy controllingu projektów w organizacjach komercyjnych i non-profit. Dodatkowym celem było przedstawienie dobrych praktyk oraz typowych problemów w zakresie funkcjonowania systemów controllingu projektów w organizacjach o różnym stopniu dojrzałości projektowej w odniesieniu do skali sukcesu realizowanych w nich przedsięwzięć, wyrażonej m.in. powiązaniem controllingu z systemami motywacyjnymi oraz jego wpływem na skuteczność stosowanych narzędzi motywacji.

Struktura monografii

Przyjęty tryb postępowania badawczego znalazł swoje odbicie w strukturze monografii, na którą składa się sześć rozdziałów, zgrupowanych w trzech blokach tematycznych. Część I (terminologiczna podstawowa) obejmuje rozdziały 1 i 2. Rozdział 1 dotyczy zagadnień controllingu w organizacjach jako fundamentalnej kwestii pozwalającej zrozumieć zagadnienia controllingu w zarządzaniu projektami. Dokonano w nim zestawienia definicji i opisu istoty controllingu. Biorąc pod uwagę mnogość pojęć, na ich tle autor przedstawił własną rozszerzoną definicję tego pojęcia. Następnie zaprezentowano genezę i ewolucję tej koncepcji jako punktu wyjścia do ukształtowania się controllingu projektów. Aby pokazać wielorakość punktów widzenia i mnogość przekrojów analizy tego zagadnienia, przedstawiono cele i funkcje, a także typowe rodzaje controllingu w organizacji. Ostatnia część tego rozdziału została poświęcona relacjom pomiędzy controllingiem i stanowiskiem controllera a różnymi typami struktur organizacyjnych. W rozdziale 2 przybliżono wybrane elementy teorii zarządzania projektami, istotne z punktu widzenia problematyki controllingu w projektach. W celu ujednolicenia terminologii używanej w dalszej części monografii zestawiono wybrane definicje i klasyfikacje projektu, opisano jego istotę i przydatność dla realizacji celów organizacji. W dalszej części rozdziału przedstawiono wybrane cykle zarządzania projektami z uwzględnieniem zagadnień controllingu oraz zjawisko projektyzacji na poziomie organizacji jako megatrendu, od kilkudziesięciu lat dającego się zaobserwować w zarządzaniu nie tylko przedsiębiorstwami, ale także gospodarkami na świecie.

Na część II (terminologiczną funkcjonalną) niniejszej monografii składają się rozdziały 3 i 4. Rozdział 3 ściśle łączy problematykę controllingu i zarządzania projektami. Opisano w nim istotę controllingu projektów i różnice pomiędzy nim a controllingiem działalności powtarzalnej w organizacji. Kolejnym krokiem była analiza funkcji controllingu w zarządzaniu projektami i jego rodzajów. W zamierzeniu autora miało to pokazać bogactwo sposobów jego postrzegania w literaturze przedmiotu i praktyce gospodarczej, jak też dać podstawę do zdefiniowania szeregu pytań badawczych z tego zakresu oraz ustalenia przekrojów analizy w postaci controllingu strategicznego i operatywnego. Oddzielną tematyką, obecną w tym rozdziale, stały się zagadnienia controllingu w środowisku wieloprojektowym. Biorąc pod uwagę różne poziomy realizacji projektów w organizacji, opisano specyfikę kontroli projektów w ujęciu programów i portfeli strategicznych. Rzeczą równie istotną, jak poruszane poprzednio zagadnienia, było uporządkowanie wiedzy w zakresie relacji między controllingiem a audytem, ewaluacją i monitoringiem projektów, jako że w potocznym ujęciu wszystkie te określenia są używane zamiennie, a w rzeczywistości ich zakres znaczeniowy znacznie różni się od siebie. W dalszej części rozdziału zestawiono narzędzia i techniki najczęściej stosowane współcześnie w controllingu projektów. Na koniec przedstawiono przegląd badań obcych (polskich i obcojęzycznych) na temat controllingu projektów jako uzasadnienie do podjęcia szczegółowych badań w tym zakresie przez autora monografii. Tematyka rozdziału 4 obejmuje opis zagadnień controllingu projektów w ujęciu wybranych metodyk zarządzania projektami. Rozpoczyna się on analizą istoty metodycznego wsparcia zarządzania projektami oraz charakterystyką klasycznego i zwinnego podejścia do zarządzania projektami z punktu widzenia metodycznego wsparcia w tym zakresie. W dalszej kolejności dokonano syntetycznej deskrypcji dwóch metodyk klasycznych, tj. Project Cycle Management (PCM) i Project Management Body of Knowledge (PMBoK), i szczegółowej analizy zagadnień controllingu projektów w tych standardach. Analogicznie postąpiono w odniesieniu do podejścia zwinnego, gdzie przeanalizowano problematykę controllingu w standardach Microsoft Solution Framework (MSF) i SCRUM. Jako ostatnią z punktu widzenia controllingu projektów opisano normę ISO 21500:2012. Na zakończenie dokonano analizy porównawczej zagadnień controllingu w opisanych w rozdziale podejściach do zarządzania projektami.

Ostatnia część (empiryczna) monografii obejmuje rozdziały 5 i 6. W rozdziale 5 przedstawiono założenia przeprowadzonych przez autora badań w zakresie controllingu projektów w organizacjach działających w Polsce. Szczegółowo opisano cel i zakres badań oraz dokonano charakterystyki przedmiotu badań i próby badawczej. W kolejnym kroku zaprezentowano etapy i tryb badawczy, scharakteryzowano także model badawczy jako podstawę części empirycznej. Szczegółowo zdefiniowano pytania badawcze, pogrupowane w obszary badawcze, oraz opisano metody, techniki i narzędzia wykorzystane w procesie badawczym. Rozdział 6 zawiera opis wyników badań empirycznych w zakresie controllingu projektów w organizacjach działających w Polsce. Rozpoczyna się charakterystyką organizacji biorących udział w badaniach empirycznych. W kolejnym kroku omawiane są szczegółowo wyniki badań w perspektywie zakresu controllingu projektów, ról pełnionych w tym procesie oraz dokonywana jest ocena systemu controllingu projektów aktualnie stosowanego w badanych organizacjach. Rozdział wieńczy podsumowanie wyników badań empirycznych dla całego okresu badawczego, tj. lat 2013-2017.

Monografia została uzupełniona o zakończenie i wnioski końcowe, bibliografię, spis tabel i rysunków oraz dwa załączniki zawierające pierwotny i ostateczny kwestionariusz ankiety badawczej, będące podstawą części empirycznej niniejszego opracowania.

Autor wyraża nadzieję, że analiza zagadnień controllingu projektów, uporządkowanie jego terminologicznych aspektów, typów, rodzajów i podejść oraz empiryczna weryfikacja zagadnień badawczych będzie cennym wkładem poznawczym zarówno w teorię, jak i praktykę zarządzania. To zaś powinno posłużyć nie tylko usystematyzowaniu wiedzy z tego zakresu, lecz mieć znaczny wymiar aplikacyjny.

[[[separator]]]

Wstęp

1. Koncepcja controllingu w działalności organizacji

1.1. Definicja i istota controllingu

1.2. Geneza i ewolucja koncepcji controllingu

1.3. Cele i funkcje controllingu

1.4. Rodzaje controllingu w organizacji

1.5. Formy organizacyjne controllingu

2. Zarządzanie projektami w organizacji

2.1. Pojęcie i klasyfikacja projektów

2.2. Cykl zarządzania projektem z uwzględnieniem zagadnień controllingu

2.3. Istota i znaczenie projektów

2.4. Projektyzacja na poziomie organizacji

3. Controlling w zarządzaniu projektami

3.1. Istota controllingu projektów

3.2. Funkcje controllingu w zarządzaniu projektami

3.3. Rodzaje controllingu projektów

3.4. Controlling w środowisku wieloprojektowym

3.5. Controlling a audyt, ewaluacja i monitoring projektów

3.6. Narzędzia controllingu projektów

3.7. Przegląd badań obcych w zakresie controllingu projektów

4. Modele controllingu projektów w ujęciu wybranych metodyk zarządzania projektami

4.1. Istota metodycznego wsparcia zarządzania projektami

4.2. Podejście klasyczne i zwinne a metodyki zarządzania projektami

4.3. Controlling projektów w podejściu klasycznym na przykładzie metodyki PCM

4.3.1. Geneza metodyki

4.3.2. Założenia metodyki

4.3.3. Matryca logiczna jako podstawa kontroli projektu

4.3.4. Podejście do zagadnień controllingu w metodyce PCM

4.3.5. Podsumowanie

4.4. Controlling projektów w podejściu klasycznym na przykładzie metodyki PMBoK

4.4.1. Geneza metodyki 123

4.4.2. Grupy procesów PMBoK 124

4.4.3. Obszary wiedzy w metodyce PMBoK jako podstawa działań controllingowych

4.4.4. Podejście do zagadnień controllingu w metodyce PMBoK

4.4.5. Podsumowanie

4.5. Controlling projektów w podejściu adaptacyjnym na przykładzie metodyki MSF

4.5.1. Geneza metodyki

4.5.2. Podejście do zagadnień controllingu w metodyce MSF

4.5.3. Podsumowanie

4.6. Controlling projektów w podejściu adaptacyjnym na przykładzie metodyki SCRUM

4.6.1. Geneza metodyki

4.6.2. Struktura metodyki

4.6.3. Role w metodyce SCRUM

4.6.4. Podejście do zagadnień controllingu w metodyce SCRUM

4.6.5. Podsumowanie

4.7. Metodyki specjalistyczne koncentrujące się na controllingu projektów

4.8. Controlling projektów w normie ISO 21500:2012

4.8.1. Geneza normy

4.8.2. Konstrukcja normy

4.8.3. Podejście do zagadnień controllingu w normie ISO

4.8.4. Podsumowanie

4.9. Analiza porównawcza zagadnień controllingu w wybranych podejściach do zarządzania projektami

5. Controlling projektów w organizacjach działających w Polsce - założenia badawcze

5.1. Cel i zakres badań

5.2. Przedmiot badań i próba badawcza

5.3. Etapy postępowania badawczego i tryb badawczy

5.4. Model badawczy

5.5. Pytania badawcze

5.6. Metody, techniki i narzędzia badawcze

5.7. Miary statystyczne wykorzystane w badaniu

6. Controlling projektów w organizacjach działających w Polsce - wyniki badań empirycznych

I. Dane o organizacjach biorących udział w badaniu

II. Wyniki badań - zakres controllingu projektów

III. Wyniki badań - role w controllingu projektów

IV. Wyniki badań - ocena systemu controllingu projektów

V. Pozostałe korelacje między zmiennymi badawczymi

VI. Podsumowanie wyników badań empirycznych

Zakończenie i wnioski końcowe

Bibliografia

Spis tabel

Spis rysunków

Spis wykresów

Załącznik A - kwestionariusz badania ankietowego - badania wstępne

Załącznik B - kwestionariusz badania ankietowego - badania zasadnicze